Esempio di una intranet: Intranet per Urp

Dopo una breve introduzione sulla rete Intranet, propongo un rimando al sito internet specifico per vedere come funziona la comunicazione di questa rete nell'ambito degli Uffici di Relazione con il Pubblico, meglio conosciuti con l'acronimo Urp.

Il sito si presenta molto ricco e fornisce informazioni chiave sullo scopo specifico dell'Intranet Urp, atto a favorire la comunicazione con i cittadini.

Come traspare dal sito nella sezione Chi Siamo: "Il nostro compito è quello di rendere fruibile la conoscenza di ciascuno perché si trasformi in sapere condiviso ed esperienza collettiva di tutti coloro che, a vario titolo e nei diversi uffici della pubblica amministrazione italiana, promuovono innovazione e cambiamento a partire dalla comunicazione".

Come sviluppare una intranet per rendere la comunicazione interna efficace:

Una intranet è simile a un sito web. E’ una rete web interna che utilizza come protocollo internet, riservata all’organizzazione. Questo significa che ha le stesse modalità d’uso del web. Ad esempio, consente la navigazione ipertestuale o la ricerca per argomenti, ma tuttavia è un mondo chiuso e circoscritto all’azienda, protetto da ingerenze esterne dai sistemi di sicurezza e riservato alle persone autorizzate che possono accedervi sia dall’ufficio sia da collegamento remoto, per comunicare o per svolgere delle attività.

A cosa serve una intranet

La intranet è una opportunità tecnologica utile a favorire la comunicazione interna. Anche un’organizzazione di dimensioni ridotte può avere problemi di comunicazione. La maggior parte del personale viene a conoscenza di ciò che riguarda l’organizzazione, chiacchierando durante la pausa caffè. Le notizie si modificano e si deformano via via che passano di bocca in bocca e alla fine il personale è male informato e scontento. Se poi l’azienda o l’ente dispone di telelavoratori, lavoratori fuori sede, dipendenti che si spostano di frequente, oppure è un’ente "virtuale", i problemi di comunicazione diventano ancora più critici.
Perché un ente o un’azienda operino efficacemente, è necessario che tutti i dipendenti ne condividano gli obiettivi. Nessun obiettivo, a breve o a lungo termine, deve essere confinato alle riunioni. Tutti dovrebbero lavorare per obiettivi comuni.

Una intranet è il mezzo ideale per pubblicare rapporti settimanali, promemoria; per dare vita a bacheche virtuali, messaggistica immediata e chat moderate. In questo modo, tutti dispongono delle medesime informazioni.

Serve a risparmiare tempo. Una intranet consente di pubblicare informazioni utili per tutti i dipendenti: dalle politiche aziendali alla richiesta di ferie, alla rassegna stampa, alla rubrica telefonica, ecc, e comporta un enorme risparmio di tempo.

La intranet migliora l’utilizzo della posta elettronica. Inviare per posta elettronica più versioni dello stesso documento o della stessa presentazione può generare confusione e talvolta un eccesso di informazioni. Con una intranet gli utenti possono lavorare su un file condiviso e disporre di una posizione centrale in cui salvare la versione più aggiornata. In questo modo si risparmia anche spazio sul server.

Scrivere per una intranet

Gli utenti che scrivono in una intranet sono colleghi che concoscono bene l’ente o l’azienda, che condividono un patrimonio di informazioni e anche un linguaggio comune e con i quali si possono dare molte cose per scontate:

- l’intranet serve per lavorare e può quindi contenere anche documenti molto lunghi e complessi; ma l’intranet è generalmente molto più veloce di Internet.

- il design dell’intranet deve essere più funzionale e meno promozionale, la navigazione chiarissima perché le informazioni sono molte di più e servono per lavorare.

Particolarmente interessante la sezione relativa all'Ufficio Stampa;

Il compito principale di coloro che si occupano di rapporti con la stampa, è quello di curare la comunicazione agli organi di informazione di massa.

Chi gestisce tali rapporti di solito svolge una funzione di carattere promozionale e/o divulgativo: l'obiettivo primario di questo tipo di comunicazione è infatti quello di diffondere ad un pubblico più ampio possibile informazioni e notizie circa l'attività, i servizi, le policy dell'organizzazione o dell'ente, al fine di promuoverne l'immagine.

Generalmente, nelle organizzazioni esiste una struttura ad hoc che si occupa dei rapporti con la stampa, l'Ufficio Stampa.